実家の町工場を継ぐために日々奮闘中のmomoです。
前回特定技能を自社支援切り替えにするための要件をまとめました。
今回は実際に自社支援に切り替えるとき入管へどんな手続きをすればいいかをまとめます。
✓入管へ提出が必要な書類一覧
✓実際の書類の提出方法
✓自社支援に切替後の注意事項(切り替えの後初回の定期届出提出方法)
入管へ提出する書類一式
登録支援機関との契約を終了し、自社支援に切り替えるには入管へ随時届出を提出する必要があります。
提出書類は下記です。(2023年6月現在)
- (参考様式第3-2号)支援計画変更に係る届出書
- (参考様式第1-17号)1号特定技能外国人支援計画書
- (参考様式第1-11号)特定技能所属機関概要書
- (参考様式第3-3-2号)支援委託契約に係る届出書
※届出書A欄が必要
1. (参考様式第3-2号)支援計画変更に係る届出書
登録支援機関との契約を終了し、自社支援に切り替わることで今までと変更になる点を明らかにする書類です。
書き方は記載例のp10を参照していくのがおすすめ。
2.(参考様式第1-17号)1号特定技能外国人支援計画書
1. (参考様式第3-2号)に添付する書類です。
この書類で大切なことはすべての項目に特定技能外国人の母国語を記載することです。
支援対象の外国人がよく理解できる言語で記載することが決められています。
これについての詳細はこちらの記事から。
3. (参考様式第1-11号)特定技能所属機関概要書
自社の会社概要を示す書類です。決算状況を書く必要があるので手元に決算書の直近3年分を用意して記入しましょう。これについては記載例を見ずとも自分で記入できます。
4.(参考様式第3-3-2号)支援委託契約に係る届出書
登録支援機関との契約を終了したことを示す書類です。注意点があります。
契約終了年月日に未来の日付を記入することはできません。
随時届け出は、届が必要な事案が発生してから14日以内に提出するのが義務なので
事案の発生→書類作成が正規のながれです。
そのため、契約終了日は書類作成日を含む過去14日以内の日付でなくてはなりません。
実際の書類の提出方法
随時届出を出すには3つの方法があります。順番に注意事項を記載していきます。
- 最寄りの出入国管理局へ持参して提出
- 郵送にて提出
- オンラインにて提出
最寄りの出入国管理局へ持参して提出
最も面倒ですが、もっとも確実な方法です。注意事項はこちら
・提出先の窓口は所属機関の本店住所がある地域の出入国管理局。出張所は受け取ってくれません。
・東京出入国管理局(品川)の場合は日によっては3時間程度待つことがあります。時間に余裕をもっていきましょう。
郵送提出
私自身が今まで最もよく使っていた方法です。注意事項はこちら。
・提出時はレターパック(赤or青)で送らないといけません。書類の量にもよりますが、支援対象の外国人が1名の場合はレターパックライトで十分収納できました。
・提出書類に健康保険証のコピーを同封する必要があります。これは提出者が間違いなく所属機関職員であることを証明するためです。
・レターパックには赤字で「特定技能届出書在中」等と記載しなければなりません。
オンライン提出
事前に利用申請をすることで、出入国在留管理庁が運営している電子届出システムを使用することができます。
事前の利用登録は申請用紙に必要事項を記入の上、窓口または郵送で行うことができます。
東京出入国管理局の管轄に特化していえば、おすすめは郵送です。
茨城県、栃木県、群馬県、埼玉県、千葉県、東京都、神奈川県、新潟県、山梨県、長野県に自社がある場合、管轄の入管は東京出入国管理局になり、窓口の提出先は最寄りは品川駅の「就労審査第三部門」となります。
しかし、実際のオンラインシステム利用登録は「四谷分庁舎」で行われます。
四谷分庁舎は窓口での受付業務を行っておらず、利用登録を窓口(品川)で行った場合、品川の職員が四谷へ郵送して審査が行われるのです。
つまり、窓口に行くことは時間のロスとなります。
これは入管のウェブサイトにはどこにも書いていないので要注意です。
ということで、東京入管管轄の皆様は下記へ郵送で事前利用登録申請を行いましょう。
事前利用登録申請郵送先：
東京出入国在留管理局四谷分庁舎
〒160-0004東京都新宿区四谷1-6-1 四谷タワー14階
郵送で申請を行ってから、約1週間で登録完了通知メールが届いたらシステム使用可能となります。
自社支援に切替後の注意事項
自社支援への切り替えは随時届出で行い、その後入管から完了通知等の通知は一切来ません。
ですので、随時届出を提出するときには記入漏れ、記入ミスがないかを確認し正しい書類を提出しましょう。
最後に、自社支援へ切り換えた後、初回の定期届出に関しての注意事項を記載します。
四半期に1度提出する定期届出では、所属機関が登録支援機関に全部委託している場合、画像のオレンジ部分の書類だけ提出すれば良いですが、自社支援の場合は青部分の書類に関しても提出が必要となります。
期の途中で自社支援に切り替えた場合、全部委託期間と自社支援期間が混在することになりますが、自社支援に切り替えた時点からの記録として参考様式第3-7 支援実施状況に係る届出書の提出が必要となります。
- 入管へ提出が必要な書類は入管のwebに記載あり、更新されるので要チェック
- 書類の提出には窓口/郵送/オンラインが使用できる
- 自社支援に切替後の定期届出では、切り替えた時期が期の途中でも自社支援用の定期届出書を作成する
いかがだったでしょうか？今回は自社切替のための実際の手続きをまとめてみました。
ウェブにはない情報も書きましたので参考になれば幸いです！
それでは、また。momo
